برای تنظیم یک برنامهی زمانبندیشده، مؤثر و کارآمد، شناخت موانع، ضروری است. در ادامه به شرح چند مانع میپردازیم:
الف) برنامهریزی بیش از اندازه؛ برخی افراد نمیتوانند مدتزمان مناسب برای انجام کارها را تخمین بزنند؛ درنتیجه برای کارهای فراوانی در محدودهی زمانی اندک برنامهریزی میکنند و همیشه از زمان تعیینشده، عقب هستند. برای پرهیز از چنین مواردی کارهای زیر را انجام دهید:
1. زمان مناسب برای انجام هر کار را با دقت تخمین بزنید.
2. کارهای خود را از لحاظ تقدیم و اولویت، بررسی کنید. برخی افراد زمانهای زیادی را به کارهای کماهمیت اختصاص میدهند و دیگر زمانی برای کارهای مهم باقی نمیگذارند.
3. از خود بپرسید «چگونه میتوانم در این لحظه از وقت خود بهترین استفاده را بکنم».
ب) همیشه و همه جا حاضر و پاسخگو بودن؛ بسیاری از افراد در هیچ شرایطی توان «نه» گفتن به دیگران را ندارند و خود را ملزم میکنند که همهی دعوتها، تقاضاها و... را بپذیرند. در چنین حالتی، تقدمهای خود را کنار میگذارند، اضطراب ناشی از عدم رسیدگی به آنها، فرد را تحت تأثیر قرار میدهد و روند برنامهریزی را مختل میسازد. چنین افرادی با شلوغ کردن ذهن خود، دچار خستگی و بیبرنامگی میشوند.
ج) تداخل اولویتها؛ دستهای از افراد، فهرست بلندبالایی از کارهای روزانهی خود را به ذهن میسپارند؛ ولی در طی روز، به دلیل عدم تعیین مناسب اولویتها، دچار سردرگمی و بینظمی میشوند و گاهی چنان درگیر کارهای غیر ضروری میشوند که اولویت اصلی خود را فراموش میکنند و دائماً دچار اضطراب هستد. برای پیشگیری از چنین وضعیتی، انجام کارهای زیر لازم است:
1. فهرستی از همهی کارهایی که نیاز دارید و دوست دارید و باید طی روز انجام دهید، تهیه کنید.
2. مطمئن شوید که همهی موارد را در ارتباط با خود، دوستان، محل کار دانشگاه، خانوادهتان و...، یادداشت کردهاید. اگر این فهرست طولانی شد، نگران نشوید و سعی کنید آن را تکمیل کنید؛ سپس با بازبینی دوباره، میزان اهمیت هر یک را مشخص کنید.
د) تعلل و پشت گوش انداختن؛ هر انسانی در مواقعی برای انجام وظایف یا کارهایی خاص، تعلل میکند. مسئلهی مهم این است که فرد بداند در چه مواردی و در چه مواقعی و چرا این کار را انجام میدهد و در برابر انجام کار مذکور، به چه فعالیتی مشغول میشود.
در چنین شرایطی باید علت چنین تعللی را بررسی کنید و برای این کار به امور زیر توجه کنید:
1. بسیاری از چیزها بهراحتی به تعویق انداخته میشوند؛ به این دلیل که به طور ذاتی از اهمیت و ارزش کمی برخوردارند.
2. بعضی کارهای دیگر، به وقت دیگری موکول میشوند؛ به این دلیل که نمیدانید و مطمئن نیستید که چگونه باید آنها را انجام دهید و بعضی دیگر از کارها به تأخیر میافتند؛ چون بسیار بااهمیت یا خیلی سخت هستند و شما نگران شروع آنها هستید.
3. بعضی دیگر از کارها به تأخیر میافتند؛ چون انگیزهای برای انجام آنها وجود ندارد.
4. بعضی کارها به تعویق میافتند؛ چون شما فردی کمالگرا هستید و برای انجام هر چه بهتر کار، همواره انجام آن را به وقتی دیگر موکول میکنید.
5. پس از شناسایی علت، موارد و مواقع اهمیت هر کار را مشخص کنید و در رفع آنها بکوشید.