دزدان زمان یا مدیریت زمان؟ شما چه میگویید؟
بسیاری از ما پس از پایان روز با نگاه مختصری که به فعالیتهای روزانه خود میاندازیم مشاهده میکنیم که علیرغم گذراندن ساعتها، کار خاصی انجام ندادهایم. اصطلاح نهچندان درستی که به نام مدیریت زمان جا افتاده به ما یاد میدهد که چگونه بهترین استفاده را از وقت و زندگی خود به عمل آوریم. چرا این اصطلاح خیلی درست نیست؟ زیرا زمان متغیری نیست که قابل مدیریت باشد بلکه این ما هستیم که باید رفتارهای روزانهی خود را مدیریت کنیم. در هر صورت برای مدیریت بهتر فعالیتها در طول روز باید نسبت به آنها شناخت کامل داشته باشیم، همان طور که یک مربی تیم فوتبال برای مدیریت تیم خود باید نسبت به افراد تیم و بسیاری موارد دیگر شناخت حاصل کند.
یکی از قسمتهایی که باید از آن شناخت کافی داشته باشیم، مواردی است که باعث اتلاف وقت طی روز میشود. با شناخت از آنها میتوانیم آنها را از فعالیت روزانه حذف کرده یا به گونهای مدیریت کنیم که کمترین وقت را از ما بگیرند.
به مسائل زیر دقت کنید؛ بسیاری از مدیران به آنها «دزدان زمان» میگویند:
- تلفنهایی که به صورت وقفه(Interruption)در حین انجام کار به شما زده میشود.
- افرادی که به صورت وقفه در حین انجام کار وارد معرکه میشوند و کار شما را متوقف میکنند.
- جلسات غیر ضروری
- کارهایی که میتوانید به دیگران محول کنید ولی با کمال تعجب این کار را نمیکنید.
- شک و دودلی در اتخاذ تصمیم و ایجاد یک مشغولیت ذهنی برای این کار
- تمام نکردن کارها به صورت کامل و سر و کله زدن با تعداد زیادی کار ناتمام
- صحبت کردن با گروه برای به تفاهم رسیدن در حالی که میتوان با نمایندهی آن گروه بهتنهایی صحبت کرد و به تفاهم رسید.
- ادامه دادن صحبتهایی که به نتیجهی خاصی منجر نمیشوند.
- نداشتن برنامهی کاری روزانه
- دخالت در کارهای فنی در حالی که آگاهی فنی لازم را ندارید.
- خسته بودن و استرس داشتن
- ناتوانی در «نه» گفتن
- میز و محیط کاری شلوغ داشتن
شما با کمی دقت میتوانید نکات بالا را مدیریت کنید. به عنوان مثال تلفن برای ایجاد ارتباط سریع راه دور است، ورود افراد به اتاق شما یا برگزاری جلسات عموماً برای هماهنگی انجام کارهاست و... که به دلیل عدم استفادهی صحیح نهتنها کمکی در حل مشکلات نخواهند کرد بلکه خود مشکل جدیدی خواهند آفرید.
برخی دیگر از موارد ذکرشده به ضعف برنامهریزی و تواناییهای شخصی خودمان برمیگردد، مانند عدم توانایی «نه» گفتن، نداشتن برنامهی کاری، محیط کاری شلوغ و کثیف، ناتوانی در به نتیجه رساندن بحثها و... که همه و همه به محدودیت توانایی ما برمیگردد. راهحل بسیار ساده است: از یک طرف باید تواناییهای خود را بشناسیم و در حد خودمان از تواناییهایمان استفاده کنیم و از طرف دیگر باید رودربایستی را کنار بگذاریم. باید تمرین کنیم که «نه» بگوییم، وارد هر کاری نشویم، اگر سرگرم انجام کار مهمی هستیم تلفنهای غیر ضروری را جواب ندهیم یا افراد متفرقه را به حضور نپذیریم و...
مشاهده میکنید که موضوع آنقدرها هم پیچیده یا دشوار نیست و شما با کمی سعی و اراده خواهید توانست بهترین استفاده را از وقت خود بکنید.