مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان

بحث مدیریت انرژی، تازه نیست و می‌توان حدس زد که قدمت طولانی داشته باشد.

مدیریت انرژی در کنار مدیریت زمان

فرض کنید به شما یک ساعت فرصت داده‌اند که یک درخت را با تبر قطع کنید.

ممکن است در این حالت، به یاد آن گفته‌ی معروف بیفتید و تصمیم بگیرید ۵۵ دقیقه را به تیز کردن تبر و ۵ دقیقه را به تبر زدن اختصاص دهید.

اما نگاه دیگری هم وجود دارد: این‌که یک نیم ساعت بخوانید و تجدید قوا کنید. ۱۰ دقیقه را برای خوردن یک غذای قنددار صرف کنید. وقت باقی‌مانده را به نحو مقتضی، میان تیز کردن تبر و تبر زدن تقسیم کنید.

اگر الگوی اول را مدیریت زمان بنامیم، می‌توان برای نگاه دوم، عنوان مدیریت انرژی را انتخاب کرد. 

مدیریت انرژی به جای مدیریت زمان

بحث مدیریت انرژی، تازه نیست و می‌توان حدس زد که قدمت طولانی داشته باشد.

اما چیزی که باعث شد این بحث در جمع‌های مدیریتی رونق پیدا کند، مقاله‌ای بود که تونی شوارتز و کاترین مک‌کارتی در سال ۲۰۰۷ در نشریه کسب و کار هاروارد منتشر کردند .آنها در این مقاله تأکید داشتند که به جای مدیریت زمان به مدیریت انرژی توجه داشته باشید.

حرف کلیدی در مدیریت انرژی این است که در بسیاری از اوقات، ما برای استفاده‌ی بیشتر از زمان، چنان حریصانه عمل می‌کنیم که انرژی خود را از دست می‌دهیم و فراموش می‌کنیم که:

زمان، به تنهایی ارزش ندارد. ما وقتی می‌توانیم از زمان خود به شکل اثربخش استفاده کنیم که انرژی کافی هم داشته باشیم.


چهار حوزه‌ی مهم برای تأمین انرژی

هیچ یک از چهار حوزه‌ای که شوارتز و مک‌کارتی مطرح می‌کنند، برای ما تازگی ندارند. بنابراین اهمیت کار آن‌ها را می‌توان در این دانست که این حوزه‌ها را کنار هم قرار داده‌اند و اهمیت مجموعه‌ی آن‌ها را به ما یادآوری کرده‌اند:

انرژی فیزیکی

بسیاری از ما انرژی فیزیکی را برای «به دست آوردن زمان بیشتر» قربانی می‌کنیم. غافل از این‌که به خاطر سطح انرژی پایین یا خستگی زیاد، کارایی و راندمان ما کاهش پیدا می‌کند و این زمان بیشتر، فایده‌ی چندانی ندارد.

همه‌ی ما این تجربه را داشته‌ایم که با هر زور و زحمتی بوده، دو یا سه ساعت را برای یک کار مشخص خالی کرده‌ایم؛ اما به علت سطح انرژی پایین، به اندازه‌ی نیم‌ساعت هم خروجی نداشته‌ایم.

بعضی از اشتباهاتی که شوارتز به آن‌ها اشاره می‌کند به شرح زیرند:

  • کار کردن طولانی و پیوسته بدون در نظر گرفتن فرصت استراحت

  • کم کردن از خواب برای به دست آوردن زمان بیشتر

  • حذف صبحانه از وعده‌های غذایی

  • مصرف زیاد کربوهیدارت‌های ساده (که به سرعت سطح قند خون را بالا می‌برند و به همان سرعت هم، اثرشان از بین می‌رود)

  • فعالیت فیزیکی کم و در نظر نگرفتن زمان‌هایی برای تمرین و ورزش و پیاده‌روی


انرژی عاطفی و هیجانی

انرژی عاطفی هم مولفه‌ی دیگری از انرژی است که گاهی ما از آن غافل می‌شویم.

این در حالی است که اگر سرحال نباشیم و از نظر خُلق و روحیه در وضعیت خوبی قرار نداشته باشیم، هر چقدر هم زمان در اختیارمان باشد، نمی‌توانیم آن را به شکل مولد و موثر به‌کار بگیریم.

کارهای ظاهراً ساده‌ای هستند که می‌توانند برای تجدید قوای عاطفی به ما کمک کنند.

از جمله این‌که وقتی احساسات و هیجانات منفی بر ما حاکم می‌شود، در کار خود وقفه بیندازیم و با حس و حال بد، به کارمان ادامه ندهیم (کار کردن با سطح انرژی پایین و احساسات منفی، استفاده از زمان نیست؛ بلکه کشتن زمان است).

کمی راه رفتن، نشستن و بستن چشم‌ها و تنفس عمیق، می‌توانند در مدت کوتاهی وضعیت ما را بهبود دهند و ما را برای ادامه‌ی کار آماده کنند.

شوارتز و مک‌کارتی به دو نکته‌ی دیگر هم در زمینه‌ی «شارژ کردن مجدد ذخیره‌ی عاطفی» اشاره می‌کنند. یکی این‌که وقتی از نظر انرژی و روحیه در وضعیت ضعیفی قرار داریم، وقت‌ کوتاهی را به تشکر کردن از دیگران و تحسین آن‌ها اختصاص دهیم. کاری که می‌شود با تماس تلفنی، ارسال پیامک یا ایمیل، به سادگی انجام داد. تحقیقات فراوانی وجود دارند که نشان می‌دهند این کار، می‌تواند روی حال خودمان هم تأثیر مثبت بگذارد.

نکته‌ی دومی که آن‌ها مطرح می‌کنند، این است که مراقب باشیم رویدادها را چگونه برای خودمان تعریف می‌کنیم. ما گرفتار خطاهای شناختی فراوانی هستیم و گاهی واقعیت را به شکلی تحریف می‌کنیم که تمام انگیزه و انرژی ما را از بین می‌برد.


انرژی حاصل از تمرکز

سومین مولفه‌ی انرژی که بسیاری از ما از آن غافل هستیم، تمرکز فکری است.

مغز ما برای موازی‌کاری و انجام چند کار فکری همزمان طراحی نشده است. وقتی مدام از این کار به آن کار می‌پریم یا هم‌زمان با انجام یک کار سنگین فکری، بارها به موبایل خود سر می‌زنیم و نوتیفیکیشن‌های آن را بررسی می‌کنیم، بهره‌وری ما به طرز مشهود و ملموسی کاهش پیدا می‌کند.

لازم به تأکید است که تکنیک‌هایی مثل پومودورو و تکنیک GTD هم اساساً با این هدف طراحی شده‌اند که ذهن ما را برای مدت مشخصی، روی یک موضوع خاص متمرکز کنند و اجازه ندهند حاشیه‌ها، قدرت فکر کردن متمرکز را از ما بگیرند.


انرژی حاصل از فعالیت‌های معنادار

برای هر یک از ما، فعالیت‌هایی وجود دارد که با انجام آن‌ها، احساس می‌کنیم کار معناداری انجام داده‌ایم و به اصطلاح دیگر، برای خودمان وقت گذاشته‌ایم.

ممکن است یک مدیر از صبح تا عصر برای شرکت خود کار کند و دستاوردهای مادی و اقتصادی ارزشمندی هم ایجاد کند، اما خودش در درون خود، این فعالیت‌ها را معنادار نداند.

در مقابل ممکن است همین مدیر، وقتی شب‌هنگام گیتار خود را می‌گیرد و می‌نوازد، یا چند صفحه کتابِ غیرمرتبط با کار می‌خواند، یا با همسر و فرزندان خود حرف می‌زند، احساس کند که فعالیت معناداری انجام داده است.

معنادار بودن فعالیت‌ها آن‌قدر مهم است که یکی از شش ویژگی زندگی خوب را به آن اختصاص داده‌اند.

هر زمان سهم فعالیت‌هایی که خودمان آن‌ها را معنادار می‌دانیم در زندگی‌مان کم شود، انرژی ما کاهش پیدا می‌کند و در این حالت، هر چقدر هم که بکوشیم زمان خود را به شکل مناسبی به‌کار بگیریم، خروجی چندانی نخواهیم داشت.

بنابراین هنگام برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان، فقط به این فکر نکنیم که تمام دقیقه‌‌ها و ثانیه‌ها، مشغول باشیم و خروجی (به معنای رایج آن) داشته باشیم. گاهی اوقات اگر از ساعات کار خود بزنیم و به جای آن، کمی به فعالیت‌هایی که خودمان آن‌ها را ارزشمند می‌دانیم بپردازیم، انرژی بیشتری خواهیم داشت و با روحیه‌ی بهتری به سراغ کارمان خواهیم رفت.

منبع : سایت متمم