چگونه زمان مان را مدیریت کنیم که وقت کم نیاوریم؟

مدیریت زمان به استفاده از زمان برمی‌گردد که برای دست‌یافتن به آن روش‌های مختلفی وجود دارد.



حسین ابراهیمی مقدم روان‌شناس در گفتگو با خبرنگار كلينيك گروه علمی پزشكی باشگاه خبرنگاران جوان در خصوص غاصبان زمان گفت: غاصبان زمان عواملی هستند که زمان را از بین برده و تلف می‌کنند و فرد برای مدیریت آنها برنامه خاصی ندارد.

لازم است فرد با برنامه‌ریزی و مدیریت درست این عوامل را به حداقل برساند تا بتواند از زمان خود استفاده بهینه کند.

عوامل زیر تحت عنوان غاصبان زمان به شمار می‌روند:

1- تماس‌های تلفنی مکرر یا طولانی‌شدن بیش از اندازه تماس تلفنی

2- ورود افراد بدون  قرار قبلی به محیط زندگی یا محل کار

3- زمانهایی که در موقعیت‌های خاص مثل ترافیک هدر می‌روند

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم?

1- اولویت بندی کارها

فهرستی از کارهای روزانه یا هفتگی تهیه کنید و آنها را با توجه به اهمیتی که دارند دسته‌بندی کنید

بعد از اینکه این فهرست را تهیه کردید به نحوه‌ی استفاده از زمان توجه کنید و سعی کنید زمان خود را بر فعالیت‌های مهم متمرکز کنید.

2- کار امروز را به فردا نیندازید

هر چقدر کاری ناخوشایند و استرس‌زا باشد، احتمال به تعویق انداختن آن بیشتر است پس برای رهایی از این عادت می‌توانید از نکات زیر استفاده کنید:

برنامه‌ریزی کنید و برای این کار از یک دفترچه استفاده کنید و کارهای روزانه یا هفتگی خود را در آن یادداشت کرده و کارهای بزرگتر را به اجزای کوچکتر تقسیم کنید.

ممکن است گاهی احساس کنید که به برنامه‌هایی که داشتید عمل نکرده‌اید اشکالی به‌وجود نمی‌آید، اعتماد به نفس و تفکر مثبت به شما کمک می‌کند تا دوباره به مسیر اصلی خود برگردید.

3- تعهدات خود را مدیریت کنید

تعهدات بسیار زیاد یا بسیار کم تولید استرس می‌کند بنابراین برای مدیریت آنها به نکات زیر توجه کنید:

- خود را نسبت به مسائلی که برای شما مهم نیست متعهد نکنید.

- متعهد جدیدی برای خود ایجاد کنید و کاملاً به آن پایبند باشید.

- احساس مسئولیت کنید، تعهد خود را جدی بگیرید و از زیر کار شانه خالی نکنید.

- از ایده‌ها و پیشنهادات جدید استقبال کنید و سعی کنید بیشتر یاد بگیرید.

4- نه گفتن به درخواست‌های نابجا و غیر مهم

بسیاری از اوقات قبول کردن درخواست‌های نابجا و غیرضروری دیگران بخش قابل توجهی از وقت شما را به خود اختصاص می‌دهد، اگر قادر باشید با گفتن نه از انجام این امور خودداری کنید موفق شده‌اید میزان قابل توجهی از وقت خود را مدیریت کنید.

5- استفاده بهتر از وقت‌های مرده

تاکنون فکر کرده‌اید که روزانه چه قدر وقت شما در مسیر سرویس، ایستگاه اتوبوس و اتاق انتظار پزشک هدر می‌رود؟ شما می‌توانید با همراه داشتن یادداشت‌های درسی یا فلش کارت‌های دروس مختلف ( مثل ادبیات، زبان، شعر و...) از این اوقات مرده به طور بهینه استفاده کنید.

6- یادگیری مهارت‌های مطالعه مؤثر

مهارت‌های مطالعه از قبیل تندخوانی، خلاصه‌نویسی و یادداشت‌برداری، روش خواندن دروس، حتی تندنویسی و خوش‌نویسی می‌تواند در صرفه‌جویی وقت شما بسیار کارساز باشد بنابراین  سعی کنید این مهارت‌ها را یاد بگیرید تا اوقات شما بهتر مدیریت شود.

7- کنترل اوقات فراغت و تفریح

تفریح و استراحت به جا و به موقع موجب احیای انرژی‌روانی و جسمانی شما جهت انجام فعالیت‌های اصلی می‌شود بنابراین اگر تفریح بخواهد زمان زیادی از وقت شما را به خود اختصاص دهد، دیگر کارایی ندارد و باید محدود شود، با این کار وقت جدیدی‌ را برای خود به وجود می‌آورید.

8- تنظیم‌کردن وقت خواب

شب بهترین زمان برای استراحت و خواب است بنابراین عادت کنید روز را به انجام فعالیت‌های درسی و تکالیف و شب را به خوابیدن اختصاص دهید زیرا کم‌خوابی باعث کاهش تمرکز شده و بی‌خوابی زیاد موجب بیماری در فرد می‌شود، در حالی که خواب کافی باعث تمرکز بیشتر و افزایش یادگیری می‌شود.

مدیریت زمان در کسب و کار

رهنمودهایی کلی برای استفاده بهینه از وقت در محیط کار وجود دارد که این رهنمودها در ذیل آمده است:

1- کار درست را در زمان درست انجام دهید

در سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام دهید که بیشترین اولویت را دارند، این کار خیلی ساده است و به یک متدولوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در زمان درست انجام نمی‌دهیم بنابراین با انجام کارها براساس اولویت کارهای خود را بهتر می‌توانیم مدیریت کنیم.

2- قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا ، امروز کنید

فهرست کارها را بررسی کنید به طوری که کارهای انجام نشده را در اولویت قرار دهید و کارهای انجام شده را پاک کنید این کار باعث می‌شود اقداماتی را که باید در مرحله دوم انجام دهید، بیاد آورید.

3- ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید

ساعات اوج کاری خود را پیدا کنید. در این ساعات بیشترین انرژی و تمرکز را دارید و می‌توانید در آنها مشکل‌ترین کارها را انجام دهید.

4- از جلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه نکته را باید رد نظر بگیرید:

- جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع آن اتفاق افتاده باشد.

- حوزه‌های بحث باید اولویت‌بندی شوند

- تنظیم دقیق زمان جلسه

5- به صورت مؤثر تنویض کنید

تنویض زمان بیشتری ایجاد می‌کند، اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست و بهتر است برای تنویض از فهرست اولویت‌بندی شده کارها نگاه کنید زیرا این فهرست در تعیین کارهای نیازمند تنویض کمک  می‌کند.

در قدم بعدی اجازه دهید فرد مار را انجام دهد و مناسب است کار را در زمانهای از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار دهید و دائماً بالا سرکار نایستید زیرا این کار فقط عملکرد را کاهش می‌دهد.

6- میز خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می‌کند به طور متوسط روزی یک ساعت‌و‌نیم، دنبال چیزهایی خود روی میز می‌گردد که با مرتب نگه‌داشتن آن می‌توان هفت ساعت‌و نیم به هفته کاری اضافه کرد.

7- روش‌ها را مناسب خود تطبیق دهید

برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود طراحی کنید.

نتیجه علمی تمام این کارها و سیاست‌کذاری در بخش زمان، استفاده کردن از چیزی است که دیگر برگشت‌پذیر نیست و دست یافتن به آن غیر ممکن است زیرا هر فرد در هر لحظه فقط یکبار می‌تواند باشد پس او باید از مدتها قبل برای استفاده از لحظاتی که خواهند آمد برنامه‌ریزی و مدیریت کند و بداند که مدیریت زمان از همه‌ی میدیرت‌ها در زندگی مهمتر است.